Saber firmar electrónicamente un documento es fundamental para poder aprovechar estas ventajas. Existen diferentes formas de firmar un documento digital, todas muy sencillas. Puedes utilizar el programa para escanear tu firma digital Docunecta con el siguiente enlace https://www.docunecta.com/documanager e incluirla fácilmente en los documentos que lo necesiten.
Principaux avantages de la gestion documentaire pour les entreprises
Comme nous l’avons déjà mentionné, la fonction principale de la gestion documentaire est de garantir que les informations sont stockées en el mismo sitio. Esto evitará que tengamos que perder mucho tiempo buscando cualquier archivo. El flujo de trabajo se reduce y esto repercute en aumentar el rendimiento de la entidad.
Los documentos se pueden compartir como desee entre diferentes servicios. Por ejemplo, puede crear grupos especiales y definir reglas.
Gestión de documentos sofisticada
Anteriormente, se perdían muchas horas buscando documentos que normalmente estaban desordenados e incompletos. Con la llegada de los escáneres más sofisticados, los tiempos de captura y búsqueda se han reducido drásticamente, además de brindar alternativas para un óptimo gobierno del papel. Por ejemplo, el escaneo ayuda a los empleados a editar archivos en diferentes formatos y organizarlos mejor. Sin duda un cambio que sitúa a las empresas en una dinámica más competitiva que hace unos años.
Analizar grandes bases de datos utilizando métodos antiguos requería mucho tiempo. Los datos cualitativos y los conocimientos prácticos para analizar el contexto comercial eran tan importantes antes como lo son hoy. Pero hoy, las herramientas digitales permiten extraerlos y compartirlos instantáneamente con los distintos departamentos de una empresa para realizar diagnósticos rápidos, toma de decisiones y creación de escenarios de mercado.
Algunos necesitarán furgoneta y otros remolque
4- ¿Es seguro tener los documentos en la gestión documental?
El escaneo implica permisos de usuario y encriptación, que son dos elementos fundamentales de la seguridad. De la misma manera que podemos operar con nuestros bancos (con nuestro dinero) en Internet, nuestra información gana en seguridad ya que podemos autorizar a qué información puede acceder cada uno y luego ver qué información ha sido consultada, cuándo y por quién.